Concur打造增值税时代企业费用管理攻略

2016-11-18 09:41:00 作者:CB 分类 : 比特网

  俗语说,百闻不如一见。尽管营改增的税制改革的时间早已确定,并在一些大城市提前开始试点,许多企业财务部门也因此开始提前做准备,但真正到营改增全面铺开以后,仍然让许多财务人员叫苦不迭。税率变了,计税基数和税款计算方法也变了,企业不仅要调整帐务处理流程,更要结合企业税负的变化进行处理,甚至在发票管理上更是遇到了不少难题。

  最简单又常见的一个场景是,当员工出差回来报销的时候,财务人员拿起发票就开始头疼:看看,又忘了开增值税专票,可抵扣的又少了。于是,财务人员不得不反复跟员工强调:“以后在酒店开发票,一定要跟酒店说开增值税专票,切记切记!”

  这样的tips或许能让财务人员轻松一点,但更多的问题来源于系统层面。在原有的财务管理系统中,如何能快速、有效地完成税率、计税基数和税款计算方式的调整?如何能及时生成财务报表,在实现查询有据的基础上,更精准地完成进项税抵扣核对?在新税制体系下,如何能实现透明化和合规化,并满足税务管理的要求?涉及在国外的花费,如何同样有效地完成费用管理,并及时进行退税,从而降低企业成本?

  很显然,对企业财务人员来说,尤其是一些已经开始全球化经营企业的财务人员来说,以上这些问题无疑是迫在眉睫的。在执行过程中,或许每个问题都会有这样那样的解决办法,但现实来看,这些方法很多都是以花费更多人力或成本为代价。那么,在今天的增值税时代,在企业费用管理方面,是否能找到让企业财务人员省时、省力、省心,更省钱的执行攻略?

  作为全球差旅和费用管理的领导者,在全球多个国家已有增值税体系中有多年实践经验的Concur给出了肯定的回答——选择Concur的差旅与费用管理平台,并与企业已有的财务管理系统或ERP系统有机对接,就可轻松实现“四省到家”的企业费用管理。

  省时营改增之后,最直观的变化就是税率、计税基数和税款计算方式的调整。对此,许多企业常常要提前几个月时间,针对正在使用的ERP系统或财务管理系统进行二次开发,将这些调整的键值更新进去。费时费力不说,更麻烦的是,一旦后续有ERP版本的升级,这些二次开发的工作很可能要重新再来一遍!而如果采用Concur的费用管理平台,只需要在平台上针对这些项目进行调整,重新选择选项,或是手动输入数据,只需十几分钟就能完成这些调整内容。同时,一旦未来还有其他税制调整项目,随需随改,非常快捷,与系统二次开发这种“大工程”相比,其节省的时间精力不可以道里计了。

  省力在增值税体系下,付款部门遭遇的挑战或许是最大的。很显然,进项税抵扣关系着企业的成本,从前期的发票收集、统计,到申报,再到最后与税务局对账,对数据精准性、可追溯性的要求非常高。而在以往的系统中,完成这些新流程的方式都是手动,或是简单excel统计,不仅费时费力、效率低下,错漏情况更是时有发生。尤其在增值税全面应用之后,大量的差旅报销费用也需要进行进项税抵扣,无疑给财务人员带来了巨大工作压力。而在Concur的费用管理平台上,基于电子化的数据,可生成完整、多维度的财务报表,不仅可方便随时随地的查询,甚至可以自动实现对进项税抵扣项的统计和核对,在提高效率的同时最大化地避免了错误的发生。与此同时,还可以将费用、分析、企业资源规划 (ERP) 和信用卡信息集成到一个统一的系统,从而获得独立、全面、清晰的视图,使企业财务团队对员工的开支状况一目了然,进而开展相应的管理措施。

  省心在增值税时代,有效的报销和费用管理,不仅直接意味着成本的降低,更与政府税务管理合规化的要求密切相关。采用Concur费用管理平台之后,企业将告别原有的手工管理或初级电子化管理的模式,从而使得整个费用报销的流程透明化,且数据准确,不仅能避免人工错误,也减少报销欺诈的可能性,全面满足合规化的要求。另一方面,对于跨国企业来说,合规化的要求不仅来自国内,还来自于其发展业务的其他国家,而Concur同样能帮助他们满足各个国家的合规化要求。相比于劳神费心地通过各种报销和费用管理制度去约束,在这种全程透明化的系统管理下,财务人员的心力节省不言而喻。

  省钱根据一项2016年初发布的调研报告,中国每年在差旅费用方面的预算是极其突出的,有26%的企业表示其差旅及费用管理预算占年度总收入的5%到10%。为此,企业常常投入大量的人力、物力,力图尽可能降低成本花费。而在增值税体系下,企业还需要在控制费用成本的同时,尽量增加可抵扣的进项税额。使用Concur费用管理平台,则可以帮助企业最大化减少错漏的现象,确保所有可抵扣项目都能实现,同时在系统中可实现增值税金额的核对,也将大幅降低付款部门的人员成本。与此同时,对于在国外经营业务的中国企业来说,员工在当地的花费也同样可以退税,但在以往的财务体系中,企业或者无法实现这一过程,或者需要花费大量的人力、财力,以及延迟较长时间才能完成退税。而Concur通过与全球其他国家业务伙伴的合作,帮助企业更好的实现员工在国外花费的退税,不仅财务人员的成本有效降低,所需的时间也同样大幅缩短——确保在各个国家规定的退税期限内完成,对很多大型跨国企业来说,绝对是个成本节省的大利好。基于此,Concur还能帮助企业实现针对全球各个办公室花费的进项税抵扣总数,从而更好地完善企业财务管理。

  总括来说,在营改增这样不可逆的趋势下,企业必须找到一条最有效的费用管理,乃至财务管理的道路。是墨守成规,局限于已有方式的修补,反而导致不得不付出更大的代价,还是通过一些必要的投入,去实现“省时、省力、省心、省钱”的企业费用管理,相信越来越多的企业会做出自己的的选择。

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