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SaaS云服务体验:新浪企业邮箱应用评测

发布时间:2013-09-09 09:50:00 来源:论坛 作者:佚名
关键字:saas

  企业邮箱是企业所必需的信息化工具之一。不过根据现在的实际状况,能够把这个工具应用的好的企业,并不是很多。当然,这除了软件的原因之外,企业自身的因素也是不可忽略的。在这篇文章中,笔者不可能将所有的因素都列举出来。笔者就以新浪企业邮箱为例,谈谈在选型过程中常见的一些误区。

  一、移动商务与邮箱结合是后续发展的趋势

  在传统应用中,邮箱离不开电脑。也就是说,计算机是邮箱赖以存在的基础。但是随着移动商务平台的出现,这种状况会有根本的转变。如现在有员工出差,手边没有电脑。此时客户打电话过来有一份重要的报价单发到了用户的信箱中。在这种情况下,作为用户来说该如何应对呢?

  在新浪的企业邮箱中,就考虑到了用户的这种需求。如上图所示,在Iphone手机上,可以设置接收新浪企业邮箱的邮件。简单的说,就是通过一些简单的设置,就可以利用手机平台来接收邮件。现在的手机越来越智能,手机上网速度也越来越快,这就给移动办公平台提供了很好的机遇。新浪显然在这方面走在比较前面。通过技术的改进,让手机可以直接接收新浪的邮箱。这无疑是一个很大的进步。对于一些经常出差的员工来说,比较适用。

  二、灵活邮件过滤机制,提高数据安全

  邮箱系统发展到现在,最令用户头疼的莫过于病毒邮件与垃圾邮件了。提高邮件的反病毒能力、提高邮箱的安全性,各大软件厂商在这方面都投入了很大的精力。不过其最终的效果差异很大。经过笔者的测试,认为新浪企业邮箱在这方面还是做的比较到位的。

  在新浪的企业邮箱中,有比较灵活的垃圾邮件过滤机制。具体的说,有黑名单、白名单和过滤规则三个功能。如通过黑名单机制,可以在不打开来及邮件的情况下,就设置拒收策略。一旦某个发件人被拉入了黑名单,则当被拒收的邮件以及该发信人再次发来的邮件都会被自动转入到垃圾邮件文件夹。当垃圾邮件比较多的时候,笔者提醒用户需要对垃圾邮件文件夹中的邮件进行及时的清理。因为垃圾邮件箱中的邮件仍然是实实在在存在的,其会占用用户的邮箱空间。虽然在新浪的企业邮箱中,可以通过规则设置将被拒收的邮件直接删除,但是笔者并不建议用户这么设置。因为根据实际使用的情况,无论是黑名单还是其他安全措施,都会有被误判的可能。在手工删除时,会有一个确认的过程。这么操作会比较安全、

  在新浪企业邮箱中,从邮件安全的角度看,除了可以设置黑名单,还可以建立相关的邮件过滤规则。如邮件地址或者标题中包含、不包含、等于等设置选项,用户可以设置多条过滤器,甚至还可以使用特征字符来过滤。在实际应用中,用户可以将经常联系的地址或者域名放入到白名单或者通讯录中。这可以减少误判的几率。

  其实从邮件安全本身来看,使用者的重视往往比技术本身更加重要。在此笔者也有一个建议供大家参考,即不要随便回复一个垃圾邮件。如很多的垃圾邮件发送者为了能够验证邮件地址是否有效,往往以一种非常抱歉地语气说,如果您不需要我们的邮件,请向某地址写信,我们将立刻停止向您发送邮件。这是,最好的方法是不理不问,直接将发送人地址加入拒收邮件发送者清单。对于许多来自提纲免费邮件列表服务的垃圾邮件,虽然已有加入列表时候的确认环节,但是很多时候我们还是遇到被某邮件列表加入,这时候我们可以向邮件列表服务商投诉,直至将你从垃圾邮件列表中清除甚至该邮件列表被服务商剔除。未经请求而发送来地电子邮件已经成为InterNet上一个越来越严重的问题。如果你的收件箱中垃圾邮件已经泛滥成灾,用尽上面的防范措施,依然不能解决问题,我们只有通过查找垃圾邮件的来源来解决问题了。

  总之对于垃圾邮件来说,技术固然重要,但是用户的安全态度也是非常关键的。而用户的安全观念需要用户自己培养,要日积月累的积累。

  三、利用电子邮件来接收传真

  现在任何信息化系统都在走高度集成化的道路,邮件系统也不例外。如现在不少用户,要求能够像接收邮件一样来接收与发送传真。这不仅可以节省办公费用,而且还可以提高办公效率,便于传真的归档等等。为了满足用户的这种需求,在新浪的企业邮箱中,专门开发了一个邮件发传真的模块。通过这个模块,可以使用邮件来发送传真。

  用户需要发送邮件时,只要登录到邮箱,然后点击网络传真,在左侧导航菜单中选择参数设置。然后再邮件提醒中添加用户自己的邮箱地址,选择“需要转发邮件设置”。设置完毕后,点击确定保存。如此的话,每次传真是否发送成功,系统都会发送一个成功或者失败的信息给用户。

  发送传真的操作也比较简单。只需要在收件人处,写上新浪传真服务的邮箱地址。然后再在主题中写上对方的传真号码与发件人和收件人的信息即可。对方传真号码、是必填项目,发件人和收件人是显示在页眉上,可填可不填。传真号码需按照格式要求填写。总机和分机之间使用半角逗号隔开。主题长度不能超过90个字符,收件人和发件人字数和不能超过60个字符。然后把您要发送的文件作为邮件的附件提交,附件大小不能超过4M,传真系统支持的文件格式有: doc、xls、pdf、tif、tiff,其他图片可插入到word中提交)注:该份传真发送成功或者发送失败,系统都会给您发送邮件回执。

  从上面的分析中可以看出,这个通过邮件来发送传真,其实质就是先将邮件发送给新浪,然后新浪再发传真给指定的用户。中间多了一道新浪转发的环节。

  不过笔者认为,这里还是有不少可以完善的地方。如在主题栏位中,需要输入多个不同的信息。包括传真号码、收件人、发件人等信息。在输入时,在一个字段中容易出错。笔者建议,在这里能否实现格式化的输入。即系统设置三个字段,分别为传真号码(传真号码也可以区分是否要包含区号)、发件人、收件人等等。通过三个字段,再加上一些数据的验证,就可以提高传真号码的准确率、另外对于一些常用的传真号码,也可以以联系人的方式来保存。下次使用时,不需要重复输入,只需要选择即可。这不但可以提高数据的准确率,而且还可以提高工作效率。

  不过话说回来,将网络传真与邮箱系统整合,新浪在这方面还是走在前头的。接下去的工作,就是对一些细节进行完善,以提高这个系统整合的使用价值。


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