作者：许立达 (美国弗吉尼亚Old Dominion University)
1 引言
对于企业来说信息的意义是十分重要的﹐因为当代企业管理的方方面面都依赖于信息的获得和利用﹐特别是任何企业决策都需要信息。信息是一种资源，利用好信息资源可更好地开发和利用种种其它资源。主要用于开发和利用企业信息资源的管理信息系统(Management Information Systems, 简称MIS)的发展和广泛应用表明人们普遍认可有效地利用企业信息可帮助企业更好地制订企业规划﹐做好企业决策﹐并改善企业的效益。
本文介绍有关管理信息系统的基本概念﹐学科背景以及未来发展趋势。本文介绍的基本概念包括信息的概念﹐信息系统的概念﹐信息管理的概念以及现代信息集成的概念。对这些基本概念的理解会有助于对管理信息系统重要性的认识。
2 管理信息系统的由来和发展
管理信息系统包含抽象的系统概念和管理概念﹐以及具体的信息技术和实际应用。其学科框架由以下主要部分组成﹕
(1) 基本理论﹕这一部分主要包括与信息系统有关的科学理论和管理理论其中包括系统科学理论﹐计算器科学理论﹐竟争战略理论等。
(2) 信息技术﹕信息技术包括硬件﹐软件﹐网络等。
(3) 系统开发﹕这一部分涉及企业人员和信息技术人员如何规划﹐开发和运作信息系统﹐涉及到许多系统开发方法。
(4) 系统运行﹕信息系统的应用十分广泛。信息系统在企业中的应用实例包括生产运作管理系统﹐电子商务系统等。
(5) 系统管理﹕这一部分主要涉及如何有效管理信息系统包括电子商务系统的管理方式和策略。
2.1 信息的概念
信息可以信息源(如内外)或形式(如数值或非数值)等特征来加以区别。非数值形式信息可以是结构性的或非结构性的。管理信息可以是结构性的或非结构性的。在信息社会中每一个企业作为一个信息单元具有其特殊的信息环境和信息需求。如同能源﹐资金和人力资源﹐对企业这样的信息单元来说﹐信息是一种基本资源﹐因为没有信息企业是不能运行的。虽然信息是一种无形资源﹐但信息却把整个企业联系在一起。由于信息的无形性﹐往往使企业在分配和运作各类资源时没有足够的能力和手段把信息纳入资源计划。信息资源的利用涉及信息和信息技术。如前所述信息是一种资源﹐而信息技术则指收集﹐存储﹐传递和利用信息的手段。当前科学技术正在不断改变信息的获取﹐处理﹐存储﹐传递和使用﹐这要求企业采用先进科学技术手段对信息资源加以妥善管理和有效利用。
2.2 信息管理的概念
企业信息管理可定义为企业有能力收集﹐存储﹐检索﹐传递和利用信息﹐特别是能以有效形式提供有用信息供决策之用。从评价标准来说﹐信息管理要求做到信息有用﹐有效﹐作为信息管理工具的信息系统要能体现经济价值﹐在实质水平上改进企业运行水平。从技术角度来说﹐企业信息管理的基本任务是采用现代科学技术的手段来管理企业信息。
2.3 系统理论奠定信息系统理论基石
20世纪后半叶是系统科学篷勃发展的时期。自1940年代以来﹐许多系统名词相继出现其中包括系统科学﹐系统工程﹐系统理论﹐控制论﹐系统分析﹐系统方法﹐以及系统思维等。此后所有这些名词被统一在系统科学之下。系统科学思想曾深入到许多自然科学和社会科学学科﹐其中也自然包括了信息系统学科。系统科学被认为是信息系统的理论基础﹐其概念被广泛用于信息系统研究。信息系统的基本概念是建立在普通系统理论(General Systems Theory)和系统科学(Systems Sciences)基础之上的。这主要包括两大普通系统理论模型﹐即输入-过程-输出模型和系统-子系统-系统环境模型。先谈谈输入-过程-输出模型。普通系统是由许多互联功能所组成﹐其目的是以有组织的形式接受输入产生输出。普通系统通常是一个动态系统﹐其中三个相互作用的基本功能包括输入﹐过程和输出。输入指进入系统参与过程的元素如原材料或能量。过程指把输入转化为输出的进程如制造过程或数学计算。输出指经过转化过程得到的元素如制成品或管理信息。一个实例可以是一个制造系统接受原材料作为输入，在输入参与过程后﹐产生制成品作为输出。而在这一制造过程中伴随物流必有信息流﹐作为信息系统正是去追踪和描述此种信息流的系统。当然信息系统本身也是一个普通系统﹐即接受数据作为输入在参与过程后以信息的形式输出。如在上述普通系统模型中引入另外两个功能则使模型更为有用。这两个功能是反馈和控制。一个具备反馈和控制能力的系统被称为控制系统(Cybernetic System)﹐即具备自监控﹐自调节能力的系统。反馈主要指系统有能力把有关系统输出的数据反馈给其输入部分为必要的调节提供信息。控制则指在对系统反馈数据进行分析后确定系统是否实现目标。如未实现目标﹐系统则要对其输入或过程部分进行适当调节以得到期望的输出。把反馈和控制功能加入到信息系统的基本模型中去使模型更适用于管理信息系统。
另一普通系统模型称为“系统-子系统-系统环境模型”。在设计企业信息系统时﹐往往把企业看成是一个系统﹐企业部门为子系统﹐企业外部为系统环境。通过对系统-子系统-系统环境的多层次精细化分析﹐无论系统如何复杂﹐从系统分析和系统设计的角度来说都有可能设计出一个较好的系统。简单地来说﹐输入-过程-输出模型使我们有可能仿真物流和信息流﹐而系统-子系统-系统环境模型则使我们有可能在概念和逻缉水平上理解﹐分析和设计具有高度复杂性的企业信息系统。
